Cobrança Condominial: Como a Administradora Pode Lidar com a Inadimplência?

A cobrança condominial exige planejamento, comunicação e controle. Administradoras podem estruturar processos eficientes com políticas claras, régua de cobrança e apoio da tecnologia.

Um dos problemas frequentemente enfrentados pelas administradoras de condomínios é a cobrança das taxas condominiais.

Embora indispensáveis para garantir a saúde financeira dos condomínios, a gestão de cobranças e o combate à inadimplência podem ser grandes desafios — sobretudo quando o condomínio possui um histórico extenso de condôminos devedores.

Por isso, organizamos este conteúdo com tudo que você precisa saber sobre cobrança em condomínios: o que é, como funciona, melhores práticas, como definir uma política adequada de cobrança e muito mais.

Boa leitura!

O que é cobrança condominial e quais tipos existem?

Cobrança é o processo pelo qual uma empresa, instituição ou condomínio busca recuperar valores devidos por clientes, moradores ou usuários de seus serviços.

No contexto condominial, ela está diretamente ligada à taxa de condomínio, essencial para manter a estrutura, os serviços e o funcionamento do empreendimento.

Existem diferentes tipos de cobrança em condomínios — conhecê-los ajuda a agir com mais eficiência e minimizar conflitos.

Principais tipos de cobrança:

Cobrança preventiva:

Envolve lembretes automáticos, reforço de datas e clareza nas informações dos boletos, com foco em evitar o atraso.

Cobrança amigável:
Primeiros contatos após o vencimento, com abordagem cordial para lembrar da dívida e oferecer negociação inicial.

Cobrança administrativa: 
Se a cobrança amigável não for eficaz, entram notificações formais, negociações extrajudiciais e propostas de acordo.

Cobrança judicial:

Último recurso, em que o condomínio entra com ação judicial, podendo haver penhora de bens, bloqueios ou leilão do imóvel.

O que é a gestão de cobrança em condomínios e por que ela é essencial?

A gestão de cobrança é o conjunto de processos e práticas que garantem que as taxas condominiais sejam pagas em dia.

É o que mantém o caixa saudável, garantindo pagamento de contas, manutenção, salários e investimentos nos condomínios.

Sem um sistema estruturado, o condomínio pode enfrentar dificuldades financeiras graves.

Etapas essenciais da gestão de cobranças

Uma boa gestão vai muito além de emitir boletos. Ela deve ser estratégica e preventiva.

Etapas fundamentais:

1. Emissão correta e pontual dos boletos.
2. Envio de lembretes antes e após o vencimento.
3. Negociação com inadimplentes (parcelamentos e acordos).
4. Ações legais como último recurso.

Mas além dessa sequência, existem estratégias que ajudam a evitar o problema antes que ele aconteça.

Como lidar com a inadimplência em condomínios?

A inadimplência compromete o planejamento financeiro, gera desgaste com moradores e pode trazer problemas judiciais.

A administradora deve atuar com prevenção, personalização e apoio jurídico.

1. Entender os tipos de inadimplência

• Pontual: atrasos ocasionais (esquecimento, desorganização).
• Por ocasião: atraso devido a problemas pessoais (doença, desemprego).
• Contumaz: inadimplência frequente e prolongada.

 Solução: personalize a régua de cobrança conforme o perfil.

Comunicação proativa com os condôminos

A transparência reduz o risco de inadimplência.

Boas práticas de comunicação:

• Emitir boletos com antecedência.
• Informar datas, valores e consequências do atraso.
• Usar canais como aplicativos, e-mails e avisos físicos.
• Enviar lembretes periódicos.
  

3. Métodos de cobrança personalizados

Cada condomínio tem um perfil financeiro diferente. Adapte a abordagem!

Exemplos de personalização:

• Parcelamento das taxas em atraso.
• Negociações flexíveis.
• Extensão de prazo em casos específicos.
  

4. Ter apoio jurídico especializado

O suporte jurídico:

• Garante a legalidade das ações;
• Protege a administradora e os condomínios;
• Ajuda a decidir entre acordo amigável ou ação judicial;
• Reduz riscos e previne ações ilegais ou abusivas.
  

Como organizar uma política de cobranças?

A política de cobrança é um documento interno com as diretrizes para lidar com inadimplência.

Deve conter:

• Prazos para vencimento;
• Tolerância para atrasos (se houver);
• Canais de contato autorizados;
• Critérios para cobrança extrajudicial e judicial;
• Limites e regras para acordos;
• Modelos de comunicação (cartas, e-mails, WhatsApp, etc.).
  

Régua de cobrança

A régua de cobrança é a sequência de ações automáticas ou manuais baseadas no tempo de atraso.

Exemplo de régua de cobrança:

Quais erros prejudicam a cobrança em condomínios?

Mesmo administradoras experientes podem enfrentar problemas se erros básicos forem cometidos.

Principais erros:

• Falta de organização
• Boletos atrasados;
• Informações incorretas;
• Falta de registro e acompanhamento das cobranças.

❌ Ausência de critérios para acordos

• Acordos incoerentes entre condôminos;
• Falta de controle de parcelas e descontos;
• Sensação de injustiça entre moradores.

❌ Comunicação inadequada

• Abordagem fria ou ameaçadora;
• Ausência de empatia;
• Falta de clareza sobre prazos e consequências.
  

Quando a cobrança judicial se torna necessária?

Quando todas as tentativas extrajudiciais falham, a ação judicial pode ser o único caminho.

Ela protege os condôminos adimplentes e restabelece o equilíbrio financeiro do condomínio.

Documentos necessários:

• Convenção e regimento interno;
• Ata de eleição do síndico;
• Atas de aprovação de contas;
• Boletos e cartas de cobrança;
• Balancetes e certidão de propriedade.
  

O que diz a lei?

• Art. 1.348, VII do Código Civil:

É dever do síndico cobrar os inadimplentes e aplicar penalidades.

• Art. 1.336, §1º do Código Civil:

Prevê multa de até 2%, juros e correção monetária.

⚠️ A Lei 14.905/2024 atualizou a taxa legal de juros.

Saiba mais: Os impactos da Lei 14.905/2024 nas dívidas condominiais.

Ação de execução judicial segundo o CPC

Com o novo Código de Processo Civil, as cotas condominiais são títulos executivos extrajudiciais.

Isso permite:

• Ação direta contra o devedor;
• Bloqueio de contas;
• Penhora e até leilão do imóvel.
  

Como a tecnologia pode apoiar a cobrança condominial?

Com dezenas ou centenas de condomínios sob gestão, processos manuais não são sustentáveis.

A tecnologia ajuda a:

• Automatizar cobranças e lembretes (e-mail, WhatsApp, SMS);
• Centralizar o histórico de inadimplência e acordos;
• Gerenciar cobranças extrajudiciais e judiciais com eficiência.

Ferramentas recomendadas:

• ERPs condominiais;
• Aplicativos com régua de cobrança automática;
• Sistemas com CRM de cobrança

Fonte: Group Software - www.groupsoftware.com.br

Autor: Cristiane Rezende