Ata notarial: conceito, fundamentação, vantagens e aplicabilidade na gestão condominial

1. Introdução

A ata notarial é um instrumento público de constatação de fatos, lavrado por tabelião de notas, que goza de fé pública e tem por finalidade registrar, com imparcialidade e precisão, fatos, situações ou circunstâncias presenciadas pelo notário.

Seu conceito jurídico encontra respaldo no art. 384 do Código de Processo Civil (Lei nº 13.105/15), segundo o qual:

“A existência e o modo de existir de algum fato podem ser atestados ou documentados, a requerimento do interessado, por meio de ata lavrada por tabelião.”

Do ponto de vista notarial, o fundamento da ata encontra-se nos arts. 7º, inciso III, e 215 da Lei nº 8.935/1994 (Lei dos Notários e Registradores), que atribuem ao tabelião a competência para redigir instrumentos públicos dotados de autenticidade e validade probatória plena.

2. A ata notarial e sua regulamentação pelo CNJ

A Corregedoria Nacional de Justiça (CNJ), por meio do Provimento nº 100/2020, regulamentou a prática de atos notariais eletrônicos, incluindo a lavratura de atas notariais por meio de videoconferência ou de constatação de elementos digitais, como sites, mensagens eletrônicas, redes sociais e aplicativos de comunicação, ampliando significativamente seu alcance e aplicabilidade na era digital.

No campo probatório, a ata notarial possui reconhecido valor jurídico autônomo e qualificado. A jurisprudência pátria a tem admitido como meio idôneo de prova pré-constituída, capaz de demonstrar a veracidade dos fatos presenciados pelo notário. Nesse sentido, o Superior Tribunal de Justiça (STJ) já decidiu:

“A ata notarial, por gozar de fé pública, constitui meio de prova idôneo a demonstrar a veracidade dos fatos nela retratados, dispensando, em regra, outras provas complementares.”
(STJ, AgInt no AREsp 1.356.536/SP, Rel. Min. Marco Buzzi, Quarta Turma, j. 23/04/2019)

3. Vantagens da ata notarial na área condominial

3.1 Fé pública e presunção de veracidade

Uma das principais virtudes jurídicas da ata notarial — especialmente relevante na gestão de condomínios — é o fato de ser um documento dotado de fé pública e, consequentemente, revestido de presunção de veracidade quanto aos fatos nela relatados.

A fé pública notarial é a prerrogativa legal conferida ao tabelião de notas, que o autoriza a atestar a veracidade de fatos e declarações presenciados no exercício de sua função. Tal prerrogativa tem fundamento nos arts. 3º e 6º da Lei nº 8.935/1994, que reconhecem o notário como agente delegado do Poder Público, investido de autoridade para dar autenticidade, publicidade e segurança aos atos jurídicos.

Presume-se, portanto, que os fatos descritos na ata notarial refletem a realidade efetivamente constatada pelo tabelião, até prova em contrário. Essa presunção é relativa (juris tantum), podendo ser desconstituída mediante prova robusta em sentido oposto.

No contexto condominial, essa característica confere à ata notarial alto valor probatório e administrativo. Em situações que envolvem conflitos entre condôminos, descumprimento de normas internas ou danos em áreas comuns, o síndico frequentemente necessita de provas confiáveis e imparciais para embasar medidas internas ou judiciais.

Assim, a ata notarial — lavrada por tabelião que constata pessoalmente o fato ou o conteúdo digital acessado — transforma percepções subjetivas em prova objetiva, com força jurídica superior a simples declarações ou fotografias.

4.1 Segurança jurídica e força probatória

A ata notarial confere segurança jurídica e força probatória expressivas à gestão condominial, sendo instrumento público que confere autenticidade e validade jurídica aos fatos relatados, conforme o art. 384 do CPC.

A segurança jurídica decorre do fato de que a ata é lavrada por um tabelião de notas investido de fé pública estatal, o que assegura que o conteúdo do documento reproduz fielmente os fatos presenciados. Diferentemente de documentos particulares, a ata notarial tem presunção legal de autenticidade, reduzindo significativamente o risco de impugnações.

No campo condominial, essa característica é fundamental, pois muitos conflitos envolvem discussões fáticas — como perturbações reiteradas, danos em áreas comuns ou irregularidades em assembleias. Nesses casos, a ata formaliza o ocorrido, transformando-o em prova idônea e segura.

Além disso, sua função preventiva fortalece a transparência administrativa, protege o síndico contra alegações infundadas e assegura credibilidade judicial ao conteúdo constatado.

4.2 Imparcialidade e tecnicidade

A imparcialidade e a tecnicidade do notário são elementos que garantem a neutralidade e a credibilidade da ata notarial. O art. 6º da Lei nº 8.935/1994 estabelece que o notário é profissional do Direito, dotado de fé pública e delegado do Estado, devendo atuar com neutralidade e sem interesse no resultado da constatação.

Essa imparcialidade diferencia a ata notarial de outros meios de prova unilateral, como relatórios de síndico ou declarações de testemunhas. O tabelião atua apenas como observador qualificado, descrevendo fielmente o que presencia, sem emitir opinião ou juízo de valor.

A tecnicidade, por sua vez, refere-se ao conhecimento jurídico aplicado pelo notário na redação da ata, garantindo conformidade legal e precisão descritiva — seja em constatações físicas ou digitais, conforme autorizado pelo Provimento CNJ nº 100/2020.

No contexto condominial, essa postura técnica e neutra assegura que a ata notarial funcione como instrumento de verdade e transparência, fortalecendo a gestão e evitando alegações de parcialidade.

4.3 Prevenção de litígios

A ata notarial atua como mecanismo eficaz de prevenção de litígios e pacificação condominial. Ao documentar fatos de forma imparcial e técnica, reduz o espaço para interpretações pessoais e contribui para a solução consensual de conflitos.

Em situações como barulho, obras irregulares, infiltrações ou impugnações de assembleias, a ata serve como registro incontestável que pode convencer as partes em fase pré-litigiosa ou embasar ações judiciais.

O art. 384 do CPC legitima a ata notarial como prova pré-constituída, e sua utilização reforça o princípio da eficiência administrativa (art. 37, caput, da CF/88) e o da prevenção de litígios (art. 3º, §§ 2º e 3º, do CPC).

Na prática, a ata desestimula disputas e reduz a judicialização de conflitos, promovendo economia financeira e preservando a harmonia entre condôminos.

4.4 Aplicabilidade digital na gestão condominial

Com a digitalização das relações condominiais, a ata notarial eletrônica tornou-se essencial para a segurança jurídica de atos virtuais. O Provimento CNJ nº 100/2020 instituiu o Sistema de Atos Notariais Eletrônicos (e-Notariado), permitindo lavraturas digitais com fé pública e validade jurídica.

A ata digital pode constatar publicações em redes sociais, mensagens em aplicativos, deliberações em assembleias virtuais, e-mails e conteúdos de sites condominiais. Assim, garante a preservação de provas suscetíveis à exclusão ou adulteração.

Esse instrumento assegura autenticidade, rastreabilidade e integridade das comunicações digitais, prevenindo alegações de nulidade, fraude ou ausência de prova.

4.5 Economia processual e eficiência administrativa

A ata notarial promove economia processual e eficiência administrativa, princípios previstos na Constituição Federal (art. 37, caput) e no CPC (art. 4º).

Ao documentar fatos de forma técnica e autêntica, antecipa a produção de prova e reduz a necessidade de instrução probatória posterior. Isso acelera processos judiciais, racionaliza a gestão documental e reforça a transparência administrativa.

Seu uso demonstra zelo, prudência e profissionalismo do síndico, reduzindo incertezas, custos e litígios — características indispensáveis à boa governança condominial moderna.