Seu condomínio está cumprindo as obrigações de EFD‑Reinf, eSocial e SST?

Você sabe se o seu condomínio está cumprindo corretamente todas as obrigações legais junto à Receita Federal e ao Ministério do Trabalho?

Mais ainda: sua administradora está de fato realizando os envios exigidos pela EFD-Reinf, eSocial e SST dentro dos prazos e nos padrões exigidos pela legislação vigente?

Com a crescente digitalização das obrigações acessórias e a integração entre os sistemas fiscais e previdenciários do Governo Federal, os condomínios passaram a ter responsabilidades equivalentes às de qualquer pessoa jurídica. Ignorar tais obrigações pode acarretar multas, sanções e até impactos trabalhistas sérios.

Este artigo apresenta, de forma técnica e fundamentada, um panorama completo sobre as exigências vigentes envolvendo a EFD-Reinf, o eSocial e os eventos de Segurança e Saúde no Trabalho (SST), destacando o que deve ser feito, quem deve fazer e os riscos do não cumprimento. Avalie se sua gestão – e sua administradora – estão realmente em conformidade.

1. EFD‑Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais)

O que é?
A EFD‑Reinf é uma obrigação acessória integrante do SPED e parte do eSocial. Foi instituída pela IN RFB nº 1.701/2017, com atualizações pela IN RFB nº 2.403/2021. Permite a escrituração de rendimentos pagos e retenções como IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP, além de receitas brutas relacionadas à contribuição previdenciária substituída.

Quem está obrigado?
Condomínios são considerados pessoas jurídicas com CNPJ, classificados no Grupo 3 da Reinf desde maio de 2021. A obrigação recai sobre aqueles que contratam serviços mediante cessão de mão de obra ou empreitada (portaria, limpeza, jardinagem, segurança etc.).

O que informar?

• Serviços tomados mediante cessão de mão de obra ou empreitada
• Retenções na fonte (IR, CSLL, PIS, COFINS, INSS)
• Receitas e bases de cálculo para contribuição previdenciária substituída

Prazos e penalidades:

• Envio até o dia 15 do mês subsequente aos fatos geradores;
• Multas por atraso de 2% ao mês ou fração, até 20% sobre o montante declarado;
• Penalidades fixas por dados incorretos ou omissões (R$ 20 a R$ 500 por evento).

Importância:
A EFD-Reinf permite maior rastreabilidade fiscal e contribui para a transparência e regularidade da escrituração contábil e fiscal do condomínio, reduzindo o risco de autuações por parte da Receita Federal.

2. eSocial

O que é?
Sistema do Governo Federal unificado e digital, instituído pelo Decreto nº 8.373/2014, que consolida informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias relativas aos trabalhadores contratados. Substitui obrigações como GFIP, RAIS, CAGED, DIRF e folha de pagamento.

Fases para condomínios (Grupo 3):

• Fase	Início	Obrigações
  Fase 3	10/05/2021	Envio da folha de pagamento (S-1200, S-1210)
  Fase 4 (SST)	10/01/2022	Envio dos eventos de Segurança e Saúde no Trabalho (S-2210, S-2240, S-2220)

  Principais obrigações dos condomínios:
  • Comunicação de admissões, desligamentos e alterações contratuais (S-2200, S-2299, S-2206);
  • Envio mensal da folha de pagamento e recolhimentos previdenciários;
  • Substituição da entrega do PPP físico pelo modelo eletrônico a partir de 2023;
  • Comunicação de acidente de trabalho por meio do evento S-2210.

Responsável pelo envio:
A obrigação legal é do condomínio, ainda que operacionalmente seja delegada à administradora ou escritório contábil. O uso de certificado digital (tipo A1 ou A3) é obrigatório.

Penalidades:
O não cumprimento pode acarretar multas por evento não entregue ou com erro, além de sanções trabalhistas em caso de fiscalização.

3. SST – Segurança e Saúde no Trabalho

O que é?
É o conjunto de obrigações relacionadas à saúde e segurança dos trabalhadores, regulamentado por Normas Regulamentadoras (NRs) e integrado ao eSocial a partir da Fase 4. Desde janeiro de 2022, os eventos SST passaram a ser obrigatórios para condomínios com empregados regidos pela CLT.

Eventos obrigatórios:

• S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho
• S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador
• S-2240: Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco

Documentos exigidos:

• LTCAT: Laudo Técnico das Condições Ambientais do Trabalho
• PCMSO: Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
• PPRA/PGR: Programa de Prevenção de Riscos Ambientais ou o substituto PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos)

Quem elabora?
Esses documentos devem ser elaborados por profissionais habilitados, como engenheiros de segurança e médicos do trabalho, conforme as exigências das NRs.

Riscos do não cumprimento:
Além das multas administrativas, o condomínio pode responder por omissões em caso de acidentes ou ações trabalhistas, especialmente se não houver documentos técnicos atualizados ou envio de eventos ao eSocial.

✅ Checklist técnico para síndicos e administradoras

• O condomínio contrata prestadores com cessão de mão de obra?
• A administradora realiza a EFD‑Reinf até o dia 15 de cada mês?
• Os eventos do eSocial são enviados dentro do prazo legal?
• A folha de pagamento e os recolhimentos estão 100% integrados ao sistema?
• Os documentos de SST estão atualizados (LTCAT, PCMSO, PGR)?
• Os eventos S-2210, S-2220 e S-2240 estão sendo enviados ao eSocial?
• Há certificado digital válido para o condomínio e procuração eletrônica ativa?
  

Conclusão

Cumprir as obrigações acessórias de EFD‑Reinf, eSocial e SST não é mais uma opção para os condomínios: trata-se de exigência legal com impacto direto sobre a regularidade fiscal, previdenciária e trabalhista da gestão.

É dever do síndico, como representante legal, fiscalizar se sua administradora está realizando corretamente esses envios, com respaldo documental e técnico. O descumprimento pode gerar multas, ações trabalhistas e exposição do condomínio à fiscalização.

Se você ainda tem dúvidas, consulte sua administradora, revise os relatórios mensais, solicite evidências de envio e garanta que sua gestão esteja em plena conformidade com a legislação vigente.